Organisation

« Le coeur a ses raisons que la raison ne connaît pas »…

Organiser sa fête dans sa propriété est un rêve… Mais qui doit s’appuyer sur quelques réalités : le budget,  la tente à prévoir, ne pas oublier l’accès pour le traiteur, etc.
Sans oublier la logistique à prévoir :parking, toilettes, accès à l’eau, installation électrique assez puissante, le voisinage et les règles communales.  
Et se réveiller le lendemain de la fête… dans les démontages et autres dérangements.  

Rassurez-vous : le jeu en vaut parfois (souvent) la chandelle !

Si tout vous est imposé, rappelez-vous qu’il s’agit de VOTRE événement.  

Donc,assurez-vous que vos envies sont prises en compte pour que votre fête soit unique.
Par contre, il y a un gros avantage car les prestataires connaissent magnifiquement le lieu et s’organiseront également entre eux pour les montages.
Si le choix des prestataires vous appartient, vous pourrez créer l’atmosphère à votre mesure…
Mais vous aurez un peu plus de gestion pour coordonner les mises en place.  

Assurez-vous que les prestataires ont vu le lieu avant et compris les enjeux éventuels liés à cet espace.

Pour le lieu, un seul mot d’ordre : Suivez votre instinct ! Mais quelques critères doivent être pris en compte !
Le lieu est-il assez grand ? Prévoir 1m² par personne pour le repas, 0,5m² par personne pour le vin d’honneur.  
Demandez un plan : il vous aidera pour établir vos plans de tables !

N’oubliez pas de vérifier l’aspect logistique : comment sont les toilettes ? le parking est-il facile ? où se placeront les camions du traiteur ? 

Le traiteur connaît les doses … mais vous êtes peut-être tenté par l’idée d’amener vos propres vins.  Voici quelques ordres de grandeur (à adapter si nécessaire aux grands buveurs !) :

- Champagne (pour vin d’honneur et dessert) : 1 bouteille pour 2 personnes.
- Vin blanc: 1 bouteille pour 4 personnes (repas).  
- Vin rouge : 1 bouteille pour 3personnes (repas).  

Mais n’oubliez pas : Le droit de bouchon existe et permet de payer le service et la vaisselle !

Ne vous y trompez pas : l’un n’est pas plus cher que l’autre !  

Le buffet demande énormément de temps de préparation.  
Le menu 3 services demandera plus de serveurs.  
L’un dans l’autre, vous serez à des prix équivalents. Le buffet permet plus d’échanges entre les tables mais fait plus« désordre ».  

Si vous ponctuez votre dîner de discours, pensez à ajouter un Gingle Musical pour ramener tout le monde à table au moment des interventions de chacun !

Pour un buffet, on doit planifier deux passages au buffet pour la majorité, un 3èmepour les gourmands… bref… c’est la même chose qu’un menu 3 services.

Comptez donc 3 heures dans votre planning : cela permettra d’insérer 6 discours dans le tempo (moyenne de 5 à 10 minutes max par discours)

Quand on pense "prestataire technique", on pense souvent au DJ et à la piste de danse.
Pourtant, ils pourront être votre partenaire décoration.  
Demandez à votre partenaire de vous proposer des éclairages d’ambiance appropriés aux salles mais aussi à la saison.

Grande tentation : quand vous n’aimez pas un point spécifique de votre salle, la tentation est grande de vouloir la « cacher » sous la décoration.
Nous vous recommandons plutôt d’attirer le regard vers un autre point de la salle que vous adorez.  
Pour cela, rien ne vaut l’éclairage : laissez dans l’ombre ce que vous détestez, portez une lumière sur ce qui vous plaît !

Comment sélectionner mon photographe ? Plus important que la qualité technique des photos, n’oubliez pas que cette personne sera dans votre intimité toute la journée.  Assurez-vous que l’alchimie fonctionne avec cette personne !

Et la technologie ? A utiliser sans modération ! Mais… n’oubliez pas de fixer vos limites ! N’hésitez pas à informer vos invités de ce que vous autorisez sur les réseaux sociaux.

Avec tous vos sens !  Tâtez la qualité du papier, vérifiez le grammage, etc.

Assurez-vous que tout est maîtrisé de la conception à l’impression.